Pengorganisasian dan Revisi Pesan-Pesan Bisnis
PENGGORGANISASIAN DAN
REVISI PESAN-PESAN BISNIS
A. PENGGORGANISASIAN DAN REVISI
PESAN-PESAN BISNIS
I. Pengorganisasian
Melalui Outline
Outline membantu untuk
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya.
Outline juga akan menuntun kita untuk mengomunikasikan ide-ide dengan cara yang
lebih sistematik, efisien, dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline
akan membantu untuk mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens
akan mengerti dan memahami pemikiran komunikator.
Susunan
outline yaitu:
1. Mulai dengan ide pokok
Ide
pokok akan membantu untuk menetapkan tujuan strategi umum dari suatu pesan. Ide
pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
2. Menyatakan poin-oin pendukung yang
penting
Selanjutnya
menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok
tersebut.
3. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline
adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasi
dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline yang
dibuat akan menjadi semakin baik.
II.
Pemilihan Kata yang Tepat
Dalam menyampaikan pesan-pesan
bisnis kepada audiens, peran kata menjadi penting. Penggunaan kata yang sama
sekali tidak diketahui sangat asing bagi audiens bukan saja pemborosan atau
membuang-buang waktu, tetapi penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjadi
terganggu.
Oleh
karena itu perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1. Pilih kata yang familiar/dikenal
2. Pilihlah kata-kata yang singkat
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda
III.
Membuat Kalimat yang Efektif
Kalimat haruslah disusun secara
efektif agar pesan yang disampaikan mudah dimengerti. Kalimat efektif adalah
bentuk kalimat yang disusun untuk mencapai informasi yang tepat. Dalam menyusun
suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu:
1. Kesatuan
pikiran
2. Kesatuan
susunan
3. Kelogisan
B. PERENCANAAN
LAPORAN BISNIS
I.
Bagian-bagian Pokok dalam Laporan Bisnis
1.
Pendahuluan
Dalam
hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
1. Pemberi
kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan
2.
Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di
bahas.
3. Masalah
: diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis
disampaikan.
4. Maksud
: point terpenting dalam pelaporan bisnis
5. Ruang
lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
6. Metodologi
: metode pengumpulan informasi
7. Sumber-sumber;
sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
8. Latar belakang : jika pembaca dianggap
perlu mengetahui latar belakang maka,wajib
disampaikan.
9. Definisi
istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
10. Keterbatasan
: dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia
1. Rekomendasi
Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi
satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian
“pendahuluan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan
tersebut”.
2.
Teks/isi
Bagian terpanjang dari suatu laporan
bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.
3.
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum
laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
II.
Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan
untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara
induksi (tidak langsung).
1.
Cara Deduksi (langsung)
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada
kriteria pembaca:
1. Esekutif yang sibuk,ingin berita
segera,
2. Ingin mengetahui berita baik atau
informasi netral,
3. Ingin menganalisa data dengan baik
ketika analisa laporan berada diawal.
2.
Cara induksi (tidak langsung)
Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih
dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada
kriteria pembaca:
1. Ingin mengetahui penjelasan secara
rinci terlebih dahulu,
2. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang
menyenangkan,
3. Perlu membaca laporan secara
keseluruhan bukan awalnya saja.
C. PRESENTASI
BISNIS
I. Persiapan
Dasar Presentasi Bisnis
1. Penguasaan terhadap materi atau topik
yang akan dipresentasikan
Merupakan
syarat penting yang perlu dimiliki. Karna ketika kita tidak menguasai materi
maka
akan
menghambat berjalannya proses presentasi.
2. Penguasaan berbagai alat bantu
presentasi dengan baik
Disamping
penguasaan materi, kita juga perlu mempergunakan alat bantu presentasi yang ada
agar
proses presentasi berjalan dengan optimal.
3. Menganalisis siapa audiens
Seorang
pembicara juga perlu mengenal siapa audiens yang dia hadapi. Pembicara dapat
melakukan
pendekatan bertanya dengan menggunakan 5W+1H.
4. Menganalisis berbagai lingkungan lokasi
atau tempat untuk presentasi
Pembicara
juga perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat dimana
seseorang
akan melakukan presentasi bisnis.
II. Analisis
Audiens
Dalam menganalisis audiens seorang
pembicara harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini:
1. Siapa
audiensnya?
Audiens
dapat di tinjau dari berbagai hal, misalnya dari sisi pekerjaan atau jabatan, status,
pekerjaan, jenis kelamin, agama, asal daerah, pendidikan, dan sebagainya.
2. Apa yang diinginkan audiens?
Dengan
memahami apa yang diharapkan audiens, seorang pembicara tentunya akan berupaya
semaksimal mungkin melakukan presentasi sebaik mungkin, sehingga dapat
memuaskan keinginan audiens.
3. Di mana melakukan presentasi?
Pemahaman
tempat presentasi akan membantu pembicara untuk menyusun strategi yang tepat.
4. Kapan melakukan presentasi?
Dengan
mengetahui kapan seseorang harus melakukan presentasi, paling tidak dai akan
mempersiapkan strategi atau trik-trik apa yang paling yepat untuk melakukan
presentasi bisnis tersebut.
5. Mengapa melakukan presentasi?
Sebelum
melakukan presentasi bisnis, seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan
mengapa melakukan presentasi bisnis. Jawaban atas pertanyaan tersebut tentunya
akan sangat bervariasi antara seoarang dengan orang yang lain.
6. Bagaimana melakukan presentasi?
Dalam
melakukan presentasi seorang pembicara tentunya memiliki strategi yang
berbeda-beda. Selain itu, perlu diperhatikan apakah presentasi bisnis
memerlukan tata letak meja dan kursi secara khusus untuk diskusi kelompok, atau
posisi meja dan kursi diatur searah kedepan.
III. Mempersiapkan
Diri dan Mental
Dalam
melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini
penting supaya kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda
berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan
presentasi tersebut, ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi.
Prinsip
dasar dalam presentasi, diantaranya:
1. Mengendalikan rasa takut
2. Membangun fondasi presentasi
3. Mempersiapkan materi
4. Mempersiapkan diri
Sumber
Referensi:
Purwanto,
Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga
Sutojo,
S. 2003. Komunikasi Bisnis yang Efektif. Jakarta: Damar Mulia Pustaka
Komentar
Posting Komentar