KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI SERTA KOMUNIKASI DALAM TULISAN

KOMUNIKASI LISAN, NEGOSIASI, DAN KOMUNIKASI TULISAN

Januari 12, 2018

        I.            KOMUNIKASI LISAN

Pengertian komunikasi lisan ialah bentuk komunikasi dengan mengucapkan kata-kata secara lisan dan langsung kepada lawan bicaranya. Biasanya komunikasi lisan dapat dilakukan pada kondisi para personal atau individu yang berkomunikasi berhadapan langsung.

Jenis – Jenis

Adanya perdebatan komunikasi lisan yang menggunakan perantara atau alat ini muncullah dua jenis komunikasi lisan yaitu :

Komunikasi Lisan Langsung

·         Komunikasi lisan secara langsung ini merupakan komunikasi lisan yang terjadi tanpa adanya perantara, jarak, dan alat atau media yang digunakan dalam berkomunikasi.

Komunikasi Lisan Tidak Langsung

·         Berbeda halnya dengan komunikasi lisan tidak langsung yang menggunakan media atau alat perantara berupa telepon, komputer, televisi, atau yang lainnya sebagai penyampai pesan atau informasi kepada komunikan.

      II.            NEGOSIASI

Pengertian negosiasi adalah sebuah bentuk interaksi sosial saat pihak-pihak yang terlibat berusaha untuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan.

Tujuan  negosiasi  adalah antara lain :

1.       Untuk menemukan suatu kesepakatan kedua belah pihak

2.       Untuk memenuhi harapan/keinginan kedua belah pihak

3.       Untuk mendapatkan sebuah keuntungan atau menghindari kerugian, atau memecahkan masalah lain

Dalam melakukan negosiasi terdapat 6 tahapan yang penting yang harus dilakukan :

1.       Persiapan meliputi : Mengumpulkan informasi, Menentukan tim negosiasi, dan Mengusahakan lebih banyak  mengenal profil pihak lawan.

2.       Kontak pertama : Tahap ini adalah tahap pertemuan secara langsung antara kedua belah pihak yang terlibat dalam proses negosiasi.

3.       Konfrontasi :  Tahap  ini  adalah  tahap  dimana  sering  terjadinya  adu  argumentasi  antara  kedua  pihak  terhadap  segala sesuatu yang dinegosiasikan.

4.       Konsiliasi : Bentuk konsiliasi adalah melakukan tawar menawar untuk memperoleh titik temu atau kesepakatan yang betul-betul disepakati dan  bermanfaat bagi kedua belah pihak.

5.       Solusi : Tahap dimana kedua belah pihak  mulai  saling  menerima dan  memberi,  atau dimana para negosiator mulai  menemukan  titik  kesepakatan  bagi  kedua  belah  pihak  dengan  cara  mereka  masing-masing  dengan mengembangkan  sikap  relasional.

6.       Pasca Negosiasi : Tahap  ini  adalah  tahap  terakhir  dari  negosiasi  yaitu  bentuk  konsolidasi  bagi  kedua  belah  pihak.

    III.            KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI

1)      Komunikasi Lisan dalam Rapat

Di dalam pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:

·         Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab.

·         Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.

·         Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional.

·         Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.

·         Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.

2)      Komunikasi Lisan dalam Wawancara

Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara) dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber). Wawancara sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik pengumpulan data/informasi. Setiap pengumpulan data kualitatif hampir selalu membutuhkan wawancara dengan sumber informasi, misalnya saksi mata, pelaku, pengamat, korban dan sebagainya. Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam wawancara di antaranya adalah:

(1) sebutkan/perkenalkan identitas diri,

(2) jelaskan tujuan wawancara,

(3) datang tepat waktu, konfirmasi bila terlambat, dan

(4) menghormati permintaan responden, buat secara tertulis.

Sikap dalam wawancara yang perlu diperhatikan:

·         Fokus pada lawan bicara.

·         Fokus pada pembicaraan.

·         Tidak boleh memotong pembicaraan.

·         Gunakan volume suara yang baik (berbicara tidak terlalu keras).

·         Sabar.

·         Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.

·         Jangan menyakiti hati responden.

·         Hindari bahasa menggurui responden.

·         Hindari kata-kata kasar (kotor).

·         Bersikap ramah.

·         Hindari sikap rakus.

·         Hindari tatapan yang menyelidik/melotot

·         Ucapkan terima kasih.

3)      Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi

Sebagai mana kita sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.

Agar dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:

1.       Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.

2.       Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.

3.       Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.

4.       Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.

5.       Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.

Meskipun pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.

Kalau terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan di pihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.

    IV.            KOMUNIKASI TULISAN

Ialah komunikasi yang dilakukan yang melalui sebuah tulisan yang dilakukan dalam kegiatan surat menyurat yang melalui pos, telegram, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia bisnis komunikasi tertulis ini terbilang sering dilakukan. Contoh bentuk komunikasi tertulis misalnya ketika melakukan surat-menyurat bisnis, seperti :

·         Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.

·         Membuat dan mengirim surat aduan ( claim ) kepada pihak lain.

·         Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.

·         Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.

·         Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.

Komunikasi tertulis dapat dipilih bilamana :

1.       Pesan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan komplek; perlu penjelasan panjang lebar suatu teknis; perlu visualisasi pesan dalam bentuk angka-angka, grafik, gambar, data statistik.

2.       Penerima pesan terpisah jarak jauh dengan pemberi pesan.

3.       Memerlukan laporan, data atau dokumen tertulis untuk arsip.

4.       Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan.

Kelebihan komunikasi tulisan

Pertama, komunikasi tertulis lebih tahan lama. Artinya, komunikasi tertulis memiliki bentuk fisik baik berupa kertas, kulit binatang maupun prasasti batu.

Kedua, komunikasi tertulis berlangsung secara massive dan dinamis. Berkat jasa Gutenberg, informasi dapat diproduksi secara massal dengan biaya yang lebih murah. Sehingga informasi dapat tersebar dengan cepat dan mudah.

Ketiga, komunikasi tertulis relatif lebih terstruktur dan terencana. Sebagai sebuah tindakan strategis (Littlejohn, 2002:13), komunikasi lebih bisa direncanakan dan disusun ketika disampaikan melalui media tulisan.

Keempat, ketika kita tidak memahami sesuatu hal dari apa yang kita baca atau kita menemui kata asing, kita bisa mengulangi beberapa paragraf sebelumnya, menggunakan kamus atau bertanya kepada seseorang untuk memahaminya.

Kelemahan komunikasi tertulis

Pertama, keterbatasan jumlah kata yang tersedia untuk mewakili objek atau perasaan. Tidak semua benda, peristiwa, perasaan dapat diwakili oleh kata yang berbeda.

Kedua, kata bersifat ambigu dan kontekstual. Setiap kata (meskipun sama) berpotensi untuk dimaknai secara berbeda oleh orang yang berbeda.

Ketiga, hubungan antarpartisipan komunikasi berjarak. Komunikator tidak bisa berinteraksi dengan audien secara langsung, melihat perubahan sikap yang terjadi atau merespon sikap audien.

V. STUDI KASUS

1. Komunikasi Lisan

Tahun 1993, pilot China yang menerbangkan pesawat MD 80 buatan AS berusaha mendarat dalam cuaca buruk berkabut tebal di Urumqi, barat laut China, Mereka dibingungkan oleh alarm radio dari sistem peringatan kedekatan dengan permukaan tanah pada Jet itu, yang memperingatkan pilot bahwa mereka mendekati permukaan tanah terlalu cepat. Sebelum jatuh, perekam di kokpit merekam seorang crew yang berkata kepada yang lain dalam bahasa China : Apakah artinya “pull up”? Pesawat itu menabrak pusat tenaga listrik dan jatuh, menewaskan 12 orang.

Penghalang komunikasi pada kasus di atas adalah :

bahasa : pada kasus Pilot China terjadi karena ketidakmampuan crew menterjemahkan arti kata “pull up”.

2. Komunikasi Tulisan

Untuk penyampaian pesan-pesan bisnis dengan tulisan memang relative jarang dilakukan, walaupun demikian komunikasi tertulis ini bukan berarti tidak penting dan telah ditinggalkan. Tidak semua hal atau pesan bisnis dapat disampaikan dengan komunikasi lisan. Terkadang pesan bisnis ini perlu atau harus disampaikan dalam bentuk komunikasi tertulis. Hal ini terutama pada pesan yang sifatnya sangat penting dan kompleks. Pesan yang seperti ini lebih tepatnya jika disampaikan dengan menggunakan tulisan.

Untuk bentuk-bentuk komunikasi tertulis yang sering dilakukan dunia bisnis, diantaranya ada surat-surat bisnis, memo dan laporan. Selain itu juga contoh komunikasi tertulis yang lain juga dapat dilihat dari bentuk komunikasi dari perusahaan kepada customer atau pelanggan yang berupa selebaran.

Sumber:

http://fanipersonita.blogspot.co.id/2016/05/komunikasi-lisan-dan-negosiasi_31.html

http://hilmansay.blogspot.co.id/2014/11/komunikasi-tulisan.html

http://www.dosenpendidikan.com/pengertian-komunikasi-lisan-dan-tertulis-secara-lengkap/#

http://jibonkrocksite.blogspot.co.id/2013/11/studi-kasus-komunikasi.html

https://pakarkomunikasi.com/komunikasi-lisan